¿Cómo hacer un modelo de presupuesto?

Cuando llega la pregunta: “¿Podría enviarme un presupuesto?” quienes asumen esta tarea tiemblan ante la idea que el cliente elija otra oferta. La clave es contar con un modelo de presupuesto que te permita brindar calidad, claridad, transparencia, rapidez y eficacia.

El presupuesto o modelo de presupuesto es un instrumento muy apreciado por el consumidor, pues tiene un poder publicitario e informativo, de alguna forma, muestra una imagen formal o profesional de tu empresa, lo que conecta y crea confianza en tu potencial cliente.

Toda empresa debería tener un modelo de presupuesto, es decir, una estructura que permite organizar de forma objetiva su negocio y presentar sus propuestas de forma sencilla.   

Si estás iniciándote en el mundo empresarial o como autónomo, contar con un modelo de presupuesto puede ser una herramienta sencilla y profesional. Aunque también puedes confiar en un software para agilizar tus procesos de facturación, cobros y presupuestos.  

¿Qué debe incluir un modelo de presupuesto?

Un modelo de presupuesto debe incluir algunas características, tanto de contenido como de forma. En la web hay toda una diversidad de modelos de presupuesto, pero debes asegurarte que incluya los aspectos más básicos y, además, que el que elijas se adapte a tu necesidad.

A grandes rasgos, un modelo de presupuesto debe incluir:

• Fecha de emisión, datos del cliente, identificación de tu empresa, firma y sello de tu empresa.
• El objetivo a perseguir de aceptarse este presupuesto.
• Los pasos a cumplir para dicho fin.
• Valoración de los costos de mano de obra y otros elementos.
• Descripción del producto o servicio que se ofrecerá, además las ventajas que representará y los detalles de su ejecución.  
• Periodo de validez del presupuesto.
• Cargo por el presupuesto de ser el caso.
• Costes específicos o extras, como cargos de envío, descuentos, impuestos, anticipos o cualquier otro.
• Forma y condiciones de pago si se acepta.
• El seguimiento a realizar hasta el momento de la entrega al cliente.
• El paso a paso a realizar en caso que no logre el objetivo planteado.

Aspectos básicos e importantes

Si trabajas en una empresa grande, las solicitudes de presupuesto muchas veces serán constantes o tendrás poco tiempo para hacerlos de cero, por eso, contar con un modelo de presupuesto te permitirá optimizar tu tiempo de trabajo y de respuesta.

Período de validez

No hay normas específicas sobre el tiempo de validez de un presupuesto, aunque si puede ser un instrumento para compensar cualquier tipo de variación en los precios de sus proveedores. De no existir un periodo de validez, se puede interpretar que no hay límites o plazos, y el cliente podría exigir esas mismas condiciones a futuro.

Lo usual, es que el presupuesto tenga validez por un mes máximo, pero también puedes ponerle más tiempo teniendo en cuenta otros factores como cuellos de botella a nivel de proveedores o variaciones estacionales.

Gastos extra y compensación

Un modelo de presupuesto debe ser un instrumento legitimo cuidadosamente realizado, debes tener cuidado pues implica un cobro y un cálculo exacto, lo que significa un compromiso y un servicio básico que puede exigir el cliente.

Establecer un monto no es fácil, pero puedes guiarte por los gastos que forman parte de preparar un presupuesto: material, mano de obra, teléfono, traslado, entre otros.  

Una opción es fijar un tanto por ciento, de modo que el importe del presupuesto se cobre siempre y cuando el cliente lo acepte. Muchas veces, los empresarios prometen descontar esta tasa en la facturación final en caso que el cliente firme el presupuesto y el proyecto se ejecute.

Compromiso

Debes tener claro que los presupuestos son documentos que carecen de carácter vinculante, simplemente son informativos. Sí el cliente lo firma, si pasa a adquirir carácter vinculante, lo que implica una obligación o cumplimiento por ambas partes.

En caso de cambios por motivos ajenos al cliente, el empresario no puede aumentar la cifra estipulada en el contrato, a menos que se incluya una cláusula que lo permita. Cualquier modificación por imprevistos, debes dejar constancia por escrito.  

Recomendaciones para tu modelo de presupuesto

• Invierte tiempo suficiente en la preparación de tu modelo de presupuesto, no lo dejes para último minuto o a la improvisación, pues debe ser muy integral y no tener ningún tipo de fallo.
• Dale un diseño corporativo que incluya tu información de contacto y el logo claro y visible, de preferencia en la parte superior donde destaque más. Un buen diseño permite a tu cliente entenderlo con mayor facilidad, pero además distinguir las diferentes ofertas y tener claridad en la información a primera vista.
• Revisa con detenimiento el modelo de presupuesto para evitar disputas y desacuerdos con los miembros de tu equipo.
• Lo más recomendable es guardarlo PDF, funcionará en caso que quieras enviarlo por email o imprimirlo para un cliente. Aunque si vas a editarlo, lo mejor es hacerlo en Word o Excel, ya sea que lo hagas de cero o trabajes con un modelo de presupuesto de internet.
• Si lo vas a enviar por email, una excelente idea es indicar en el asunto el número de presupuesto, esto en caso que lo hayas incorporado al presupuesto.

¿Cómo trabajar con un modelo de presupuesto de internet?  

Si no quieres iniciar de cero tu presupuesto, en internet hay diversidad de modelos de presupuesto. Si quieres trabajar con uno, te damos algunas instrucciones para que puedas personalizarlo con éxito.

Como te decíamos, la recomendación para trabajar un modelo de presupuesto es en programas como Excel o Word, donde puedes editar con facilidad casi cualquier campo. Sigue nuestro paso a paso para que lo logres:

1. Reemplaza con el logo de tu empresa y tu información en el área de encabezado.
2. Especifica muy bien los datos de tu cliente.
3. Puedes manejar una numeración para tus presupuestos. Si deseas hacerlo así, puedes ubicarlo del lado derecho. Este número identificativo se va a relacionar conlos datos de contacto de tu cliente.
4. Recuerda especificar la fecha en que realizas el presupuesto.
5. Crea una introducción breve y muy profesional, esto te permite abordar de forma correcta tu presupuesto y el texto principal, incluso en esa parte puedes indicar que se trata de un documento no vinculante. Aunque dicha indicación también puedes incluirla al finalizar del documento.
6. Trabaja cuidadosamente las tablas, de modo que luzca armónica, pero también se organice clara y adecuadamente la información, Cada producto o servicio debe estar detallado en cada una de las posiciones al igual que los precios. Te recomendamos iniciar por el monto más alto, la finalidad es que el cliente lo reconozca rápidamente y lo tenga presente desde el principio. Especifica muy bien las cantidades y los precios por unidad.
7. Al finalizar la lista de servicios o productos, con sus respectivos precios, debes totalizar. Al momento de calcular el precio total, puedes incluir o no algún tipo de impuesto, esto en caso que el cliente lo solicite. Aunque no es necesario, ya que no se trata de una factura.  
8. Asegurate que debajo de la tabla quede espacio, ya sea con líneas o en blanco para cualquier tipo de anotación, pero también debes ubicar el campo de firma. Plasma tu rubrica y tu sello.   

Para terminar, recuerda que en el pie de página deben ir todos los datos de interés de tu empresa: teléfonos, email, sitios web, redes sociales, dirección, incluso puedes añadir la información bancaria.

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