Lograr una comunicación efectiva en una empresa, muchas veces es una tarea cuesta arriba. Justo por eso se hace un comunicado de empresa, pues son textos que vienen a facilitar ese intercambio de información.
Lo que, si debes saber, es que no hay una forma única de realizar un comunicado de empresa, especialmente porque hay comunicados destinados a miembros del equipo y otros que son para compartir con el publico o los medios de comunicación. Esto es crucial pues no vas redactar igual para ambos casos.
¿Cómo comienzo un comunicado de empresa?
Cuando vas a realizar un comunicado de empresa lo primero que debes tomar en cuenta es a quien está dirigido, pues de acuerdo de quien se trate, sabrás tanto el estilo como la extensión de tu texto.
Quizá si nunca habías realizado un comunicado de empresa, la clave es que conozcas al equipo y así sabrás cómo llegar a las personas. Lo mismo aplica si el comunicado es para fines externos, solo que, en este caso, debes ser un poco más cuidadoso: con la forma de escribir, las palabras y tecnicismos que uses, entre otros aspectos.
¿Por qué es importante crear un comunicado empresa?
En el caso de los comunicados internos, fomenta la participación, la comunicación efectiva y el sentido de pertenencia de los trabajadores.
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Mientras que, si hablamos de comunicados externos, puedes aumentar la conciencia alrededor de tu marca, atraer clientes, recaudar más dinero para alguna causa que se promueva o aumentar las ventas. Incluso permite manejar la imagen que quieres dar ante los demás, pues la empresa ofrece toda la información que reseñarán los medios de comunicación, por lo tanto, tendrán mayor control sobre la opinión pública.
Comunicados Internos
Comunicado interno es todo aquel documento que permite que las empresas informen e interactúen con los empleados de las diferentes áreas y departamentos que la conforman.
Hay un tipo de comunicados empresariales que van destinados a gremios específicos o sectores reducidos.
La idea del comunicado interno es convertirse en un medio de comunicación que informe a todas las personas por igual, de forma clara y eficaz. Si bien cada empresa hace un uso distinto y personalizado a sus comunicados internos, si hay algunos requerimientos.
Cuando hablamos de comunicados internos, el remitente o y los destinatarios pueden ser un departamento o una persona, dependerá del asunto a tratar.
¿Qué debe contener un comunicado interno?
Por tratase de un documento oficial. un comunicado de empresa debe estar muy bien pensado y redactado, por lo tanto, no es algo que deba tomarse a la ligera.
Nuestra recomendación es que desde un principio pienses en el contenido y en cómo quieres que te perciban tus lectores, esto te dirá que estilo de redacción lograr.
Para que tengas un punto de partida, hay una estructura que nunca te va a fallar.
- Título o asunto: Como es de esperarse, el título de tu comunicado debe ir en el encabezamiento, además debes dejar claro el nombre de tu destinatario. Algunos detalles que es recomendable incluir son: la fecha en que envías el comunicado de empresa, el nombre del remitente y el asunto que vas a abordar.
- Apertura: Aquí el objetivo es precisar y exponer el objetivo del comunicado. Lo mejor es que sea muy claro y breve.
- Cuerpo: Desarrolla tu comunicado y expón todo lo que quieras tratar en el mismo. Eso sí, evita extenderte, pero brinda toda la información necesaria de la forma más explicativa posible.
- Cierre: Da tus consideraciones finales, y cierra de la forma más positiva tu comunicado. Dar una buena impresión LO ES TODO. No dejes de poner tu saludo final.
En muchas ocasiones, los comunicados llevan un número de identificación o código que le identifique, lo que, si lleva SIEMPRE, es la firma de quien emite el documento.
Comunicación externa
Aparte de los comunicados internos, dirigidos a pequeños sectores o a los trabajadores de la empresa, hay comunicados empresariales externos que hacen referencia una acción o suceso que afecte a sectores más grandes o a la colectividad en general.
Se entiende por comunicado externo una nota o declaración oficial emitido por una persona autorizada o en todo caso, la autoridad máxima para informar de suspensiones temporales o permanentes, decisiones, aclaratorias, algún tipo de falla, algún tipo de advertencia o alerta, incluso mejoras o cambios en algún producto o servicio.
Estos comunicados oficiales los puede dar una empresa, una persona, un Gobierno o una Persona influyente. Cuando se emiten, suelen estar dirigidos al público para informar sobre un tema determinado que suele ser de interés general. por lo que muchas veces es difundida en medios de comunicación impresos o electrónicos.
Ten en cuenta que cuando se trata de un comunicado de empresa entra en juego la imagen de la empresa, por lo tanto, debe lucir bien y cumplir su cometido.
¿Cómo realizar un comunicado externo?
Desde muchas décadas atrás, las empresas han creado sus propios comunicados, aunque han adquirido mayor visisbilidad gracias a la tecnología y los medios de comunicación.
Un comunicado externo se caracteriza por llevar el logo de la empresa para dar el carácter corporativo y oficial, pero lleva más detalles que debes tener en cuenta, especialmente cuando el anuncio va relacionado a algún tipo de evento. Conseguir que más personas asistan a su evento.
- Especifica la fecha.
De acuerdo a la información que vas a brindar, debes indicar a partir de cuando o en qué momento ocurrirá algo que deseas compartir a otros: un evento, un anuncio, una promoción, descuento, oferta… el inicio, estreno, apertura o entrada en vigencia de lo que estás dando a conocer.
2. El título
Por estar orientado a la población general, no dejes un simple título de “Comunicado”. Dale un título claro y llamativo que despierte en primera instancia el interés de un medio de comunicación, si lo logras, ten por seguro que el lector será muy receptivo.
3. El primer párrafo.
No necesitas dar tanto contexto o hacer un inicio emotivo, sé lo más claro y directo posible, después de todo los medios de comunicación van a tomar justo la información relevante para reseñarte:
- De qué trata el anuncio o evento
- Por qué se promueve y con qué propósito se realiza.
- Cuando ocurrirá
- Dónde se llevará a cabo
- Quienes están detrás o quienes participarán
Esos elementos captarán la atención inmediata de un medio de comunicación, los cuales mostrarán interés y querrán contactarte para ampliar la información o solicitar tu opinión en caso de hacer seguimiento a lo que informaste.
Todavía debes ser relativamente conciso en este punto. Quédate con 25 palabras o menos. Puedes ampliar todos estos puntos en el cuerpo del comunicado de empresa.
4. El cuerpo.
Ofrece todos los detales que consideres importantes y expande la información que incluiste en tu primer párrafo, No necesitas dar tanto contexto, enfócate más en lo que derivará tras publicar tu comunicado de empresa. La extensión recomendada es de 3 a 4 párrafos.
5. El texto.
Para la parte final de tu comunicado de empresa, puedes hacer referencia a la experiencia que tiene en el ramo, dar una pequeña descripción de tu empresa o tu misión, los objetivos y expectativas que tienes sobre tu anuncio, este tipo de información aumenta tu credibilidad y mejora tu imagen de marca,
5 consejos claves para tu comunicado de empresa
- Escribe en primera persona.
Siendo tú una fuente autorizada o el dueño de una empresa, debes redactar desde tu perspectiva lo que vas a informar, esto te da autoridad y da carácter oficial a tu documento.
2. Incluye de 1 a 3 imágenes
Acompaña tu comunicado con un par de imágenes relacionadas a lo que vas a difundir, pues muchas veces los medios de comunicación usan imágenes referenciales que no van ligadas a lo que expresaste en tu texto o cuentan con imágenes desactualizadas tuyas o de tu empresa.
3. Incluye lenguaje emotivo.
Usar palabras que generen emoción hacen la diferencia, cualquier lector o periodista conectará con lo que expreses y comprenderá mejor tu mensaje.
4. Distribuye
En este punto solo debes distribuir tu comunicado de empresa a periodistas y medios de comunicación. Si no tienes delegada esta tarea en algún profesional o asistente, asegúrate de contar con una base de datos con contactos que puedan ayudarte a darle difusión… otra opción es tener un servicio de distribución o una lista de correos.
5. Publica en tu web y redes sociales
No olvides que, aunque los medios de comunicación tengan poder y alcance, mostrar en tus plataformas empresariales tu comunicado es sumamente importante, esto transmite autoridad y formalismo. Muchas veces no conoces a todos los periodistas ni todos los portales informativos que se generan en la web y las redes sociales, cuando lo compartes, amplías la posibilidad que más personas difundan tu información,
Por otro lado, poner a disposición de las personas tu comunicado de empresa aumenta tu credibilidad, a la vez permites que las personas verifiquen por sí mismas la información en tus propios canales.
Afortunadamente la tecnología aumenta la exposición de todo aquello que queramos compartir, facilitando el envío a otros o poniendo a disposición de cualquier interesado tus comunicados.
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