Saber escribir una carta siempre resulta necesario sin importar el ámbito en que te desarrolles. Antes el lápiz y el papel eran los mejores amigos al momento de escribir una carta y era prácticamente, la única forma de comunicarse. Hoy, la tecnología ha facilitado en gran medida la realización de las mismas. Escribirlas no debería ser un problema, aunque si tienes dudas, aquí te hablamos de todos los aspectos que debes tener en cuenta.
Probablemente, si nunca has escrito una carta, seguramente te debes sentir inseguro de como escribirla y como presentarla ¡No te preocupes que te explicaremos paso a paso!
¿Qué debo tener en cuenta para escribir una carta?
Para empezar, debes saber que, de acuerdo a la persona que va a recibir la carta, tu objetivo y el lenguaje a utilizar, hay diferentes tipos de cartas:
1. La carta formal
Al tener la palabra “formal”, ya es posible saber que tu lenguaje debe ser respetuoso y complemente serio, claro y preciso. Usualmente, es el tipo de cartas que redactas para dirigirte a alguna autoridad por algún motivo específico.
2. La carta informal
Son las cartas que puedes intercambiar con familia y amigos, por lo tanto, no requieren de formalismos. En este caso tienes libertad de expresarte con un lenguaje coloquial, también puedes dejarte llevar y contar tu propósito sin seguir alguna estructura determinada, la idea es que comunicarse.
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3. La carta semiformal
En este caso, al escribir una carta sigues la estructura de una carta formal, pero no es necesario ser tan riguroso en cuanto a las formas, puedes comúnmente se envían a socios, asesores, asistentes, es decir, personas con quienes ya existe conocimiento y trato previo. En este caso no necesitas especificar tu dirección lo que sí es importante, es que tenga una extensión media, ni tan larga ni tan corta.
Cuando vas a escribir una carta, debes tener en cuenta a dos figuras: el remitente (tú, quien está redactando y enviando la carta) y el destinatario (la persona que recibe la carta)
Como escribir cartas formales es lo que más solemos usar, vamos a ahondar un poco más en la realización de estas. Si en algún momento debes redactar cartas semiformales o informales, te ayudará mucho saber hacer una carta formal, pues es la base de todas.
¿Cómo hacer una carta formal?
Tradicionalmente, la carta formal es aquella que redactas en el ámbito, académico, laboral, político, de uso oficial o financiero. Es en ese contexto, que resulta necesario un uso del lenguaje formal, a fin de dirigirse a departamentos de gobierno, autoridades, instituciones, empresas o colegas con un rango importante.
Las cartas formales suelen están dirigidas a empresas, instituciones, departamentos de gobierno, colegas o autoridades que posean un rango importante. No se suelen usar con contactos cercanos, como familiares o amigos.
Hacer una carta formal puede perseguir diferentes propósitos, y dependiendo de ese objetivo, variará la importancia que tenga. Escribir una carta formal suele aplicar en ciertas situaciones: para hacer una solicitud, presentar una queja, solicitar algún tipo de información, participar algún tipo de decisión o acontecimiento importante.
Justo por ese motivo se debe hacer un uso correcto de las palabras y el lenguaje, pues esto permitirá dar cierto formalismo y un abordaje correcto al asunto a tratar: claridad, educación, empatía, respeto; todos aspectos necesarios para cualquier tipo de carta formal ¡Y sí, hay 13 tipos!
Tipos de cartas formales
- Carta de renuncia
- Carta de reclamo
- Carta de autorización
- Carta de recomendación
- Carta de despido
- Carta de recibo
- Carta de venta
- Carta de pedido
- Carta de negocio
¿Cómo escribir una carta formal?
Ahora que conoces de qué se trata una carta formal, ya podemos contarte los diferentes aspectos a tomar en cuenta a la hora de redactar.
1. Encabezado
Lugar y fecha
Esto se debe ubicar en la parte superior derecha de tu carta. Debes incluir primero la ciudad desde donde estas enviando el documento, luego si especificas la fecha (día, mes y año)
Ejemplo: Barcelona, 31 de marzo de 2005
Logotipo
En caso que debas dirigirte a una empresa, incorpora el logo de tu marca, de esta forma será más llamativa.
Destinatario
En esta parte indicas los datos de la persona que recibirá la carta. En este caso puedes usar abreviaturas como Sr., Sra., Abog., Dr., Lcdo, Lcda. O cualquier otro. En la línea debajo del nombre de la persona, debes poner su cargo. Por ejemplo:
Ejemplo:
Sra. Cristina Domínguez
Gerente General de Crea Publicidad
En caso que no sepas quien recibirá tu carta, puedes usar la expresión “Señores”.
2. Saludo
En este punto debes ser muy cortés. Usa expresiones como “distinguido/a” o “estimado/a”, sin caer en palabras afectuosas.
Ejemplo: Estimado Sr. Julio Torres
Otra forma de saludar semi formalmente, en caso que estés redactando un email, puedes iniciar con “Buen día” o “Buenas tardes”.
3. Introducción
Cuando des inicio a tu carta formal, debes ser breve y muy claro en lo que se refiere al motivo de tu carta y lo que esperas conseguir de la otra persona. Recuerda usar expresiones formales. Esta parte debe abarcar un párrafo. Por ejemplo:
Ejemplo: “A través de esta carta, quiero hacer de su conocimiento mi decisión de renunciar de forma inmediata e irrevocable a mi cargo como Gerente de Ventas”.
4. Cuerpo
En esta parte comenzamos a desarrollar el contenido de nuestra carta, incorporando todos los detalles que nos ayuden a complementar o a reforzar la idea principal por la que estamos escribiendo.
Ten en cuenta al escribir una carta que tu redacción es vital, así como ser muy preciso, para que el destinario comprenda rápidamente lo que quieres o tus argumentos. Por lo general, las cartas formales oscilan entre 3 y 5 párrafos, mientras las cartas semi formales y las informales, no tienen un límite de extensión.
Ejemplo: “A lo largo de mi vida profesional, he tenido la oportunidad de desempeñarme en diferentes cargos para las empresas más importantes del país, por lo que considero que podría encajar perfectamente en su equipo de trabajo”.
Para desarrollar el cuerpo de tu carta, te recomendamos hacer uso de técnicas de ventas o de persuasión para que puedes lograr tu objetivo por medio de esta. O en todo caso, que seas agradecido en caso de realizar una carta de recibido, de renuncia o de recomendación ¡Hablará muy bien de ti!
5. Despedida
Escribir una carta también necesita de un buen cierre. Un párrafo de despedida puede ser “la cereza del pastel” pues allí recalcas tu propósito e incorporas expresiones cordiales que pueden marcar una diferencia: un cordial saludo, atentamente, agradecido/a, entre otras. Por ejemplo:
Agradecido de antemano por el aporte que me pueda dar.
Atentamente,
Pablo Gutiérrez
6. Firma
Finalizada tu carta formal, debes agregar tus datos como emisor: nombre completo, profesión y/o cargo que ocupas, de darse el caso. Adicionalmente, debes poner tu firma arriba de tu nombre, ya sea a mano alzada o con firma electrónica.
Otros tips finales
- Nunca le imprimas emocionalidad al texto, la empatía o agradecimiento justo. Recuerda que se trata de un documento, no vas a saludar o iniciar una conversación larga. La idea de una carta formal es informar o notificar sobre algo.
- Aunque te encuentres molesto al momento de redactar una carta de reclamo o de renuncia, no caigas en el uso de vulgarismos o cualquier expresión irrespetuosa. De hecho, mientras menos escribas, mejor ¡No dejes que tu carta pierda formalismo!
- Asegúrate que la carta se muy precisa y corta, recuerda que suelen recibirla ejecutivos y autoridades, personas con poco tiempo para leer.
- Cuida tu texto de faltas de ortografía y errores gramaticales, revísala tantas veces sea necesario.
- No te recomendamos añadir posdatas al final de tu carta.
- Hoy las cartas a mano, han quedado en desuso, por ello, lo usual es redactarla en computadora. Para ellos te recomendamos fuentes como Arial, Cambria o Times New Roman para que sean lo más legibles posible. Igualmente cuida los márgenes, la sangría, los espaciados y renglones en general.
- Cuando vayas a imprimir, asegúrate de usar el papel adecuado, lo usual es usar el tamaño A4 . El material por excelencia siempre será el papel bond. Cuida que no tengas arrugas, manchas o cualquier otro signo de deterioro.