Qué es un CRM ¿Lo necesitas en tu negocio de diseño?

Un CRM, o Customer Relationship Management, es una herramienta esencial en casi cualquier negocio, incluido el de diseño gráfico. Es un sistema para gestionar todas tus interacciones y relaciones con clientes. Piensa en ello como un repositorio centralizado donde se almacena todo: desde datos de contacto hasta historial de compras, preferencias, y comunicaciones previas.

Para un negocio de diseño, un CRM puede ser un cambio de juego. Primero, te ayuda a mantener organizado tu trabajo. Los diseñadores suelen lidiar con un montón de clientes y proyectos al mismo tiempo, y un CRM mantiene todo en orden. Segundo, te da insights sobre tus clientes. Puedes ver tendencias, como qué tipo de diseños prefieren o en qué momentos del año compran más.

Pero, ¿realmente lo necesitas? Depende. Si apenas estás empezando y tienes pocos clientes, quizás un CRM sea excesivo.

Pero si tu negocio está creciendo, y especialmente si tienes problemas para mantener el seguimiento de tus clientes y sus necesidades, un CRM puede ser una inversión inteligente.

¿Por qué es necesario un sistema CRM cuando existe Excel o Google Sheets?

Bueno, usar Excel o Google Sheets es como andar en bicicleta, mientras que tener un CRM es como conducir un coche deportivo. Ambos te llevan a tu destino, pero la experiencia y eficiencia son totalmente diferentes.

1. Automatización: Un CRM automatiza procesos que en Excel tendrías que hacer manualmente. Esto significa seguimientos automáticos, actualizaciones de estado, y más, ahorrándote un montón de tiempo.
2. Centralización de datos: En un CRM, toda la información está en un solo lugar y actualizada en tiempo real. En Excel, tendrías que actualizar manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores y datos desactualizados.
3. Análisis e informes: Un CRM te ofrece análisis en profundidad y generación de informes con solo unos clics. En Excel, tendrías que hacerlo todo a mano, lo que es un proceso lento y propenso a errores.
4. Escalabilidad: Un CRM crece con tu negocio. Excel puede funcionar para unos pocos clientes, pero se vuelve insostenible a medida que tu negocio crece.
5. Interacción con clientes: Los CRM ofrecen funcionalidades para interactuar directamente con los clientes, como el envío de correos electrónicos y la integración con redes sociales. Con Excel, todo esto sería manual.

Puedes manejar tus relaciones con clientes usando Excel, pero un CRM te ofrece eficiencia, precisión, y capacidades que Excel simplemente no puede igualar. Piénsalo como invertir en las herramientas correctas para un trabajo más eficiente y profesional.

¿Cuáles son las funciones del CRM?

Como podrás intuir, las funcionalidades que ofrecen los sistemas CRM varían de uno a otro.

Los sistemas CRM, al menos los más sencillos, pueden ayudarle a organizar una base de clientes y a almacenar información básica.

Los sistemas CRM más completos permiten realizar muchas más funciones. Aquí te dejo algunas de las más importantes para agencias y profesionales del diseño gráfico:

1. Gestión de Contactos: Almacena y organiza la información de los clientes, como nombres, direcciones, preferencias, historial de interacciones, etc.
2. Seguimiento de Ventas: Controla el proceso de ventas desde el primer contacto hasta el cierre. Incluye seguimiento de oportunidades, gestión de pipelines, y pronósticos de ventas.
3. Automatización de Marketing: Permite crear y gestionar campañas de marketing, segmentar clientes, y analizar la eficacia de estas campañas.
4. Servicio al Cliente: Facilita la gestión de consultas, quejas o solicitudes de servicio, proporcionando un historial completo de interacciones con cada cliente.
5. Informes y Análisis: Genera informes detallados sobre ventas, comportamiento del cliente, rendimiento de campañas de marketing, y más, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
6. Integración con otros Sistemas: Se integra con otras herramientas como correo electrónico, calendarios, plataformas de e-commerce, redes sociales, etc., para centralizar la información y procesos.
7. Accesibilidad Móvil: Muchos CRM ofrecen aplicaciones móviles para acceder y gestionar la información de los clientes desde cualquier lugar.
8. Personalización y Escalabilidad: Permite personalizar campos y procesos para adaptarse a las necesidades específicas de tu negocio y escalar conforme crece tu empresa.

Estas son algunas de las funciones que los diseñadores pueden aprovechar y que ofrecen la mayoría de los CRM completos

• Un sistema CRM almacena el historial completo de compras, comunicaciones, pagos, llamadas telefónicas y otras interacciones con el cliente.
• Consolida información de clientes de distintos canales de venta en una base de datos unificada.
• Permite la segmentación de la base de clientes según criterios específicos, facilitando la atención personalizada de cada segmento.
• Automatiza el proceso de facturación, emisión de recibos, tickets, etc., aliviando la carga de trabajo del equipo.
• Gestiona nuevos pedidos y asegura su correcta distribución a los responsables adecuados.
• Controla los plazos para la realización de tareas.
• Analiza métricas clave como carga de trabajo de los comerciales, facturación, número de pedidos procesados, ventas realizadas, pedidos anulados, tiempo de respuesta, entre otros.
• Ofrece visibilidad sobre quién es responsable de las tareas, quién ha contactado con el cliente y cuándo se procesó el pedido.
• Facilita la creación de campañas de marketing personalizadas vía correo electrónico y SMS.
• Rastrea el comportamiento de los visitantes en el sitio web, incluyendo los productos vistos y añadidos al carrito de compras pero no comprados.
• Incrementa las ventas sugiriendo productos relacionados con las últimas compras del cliente.

Integración de un CRM con otras herramientas

La integración de un CRM con otras herramientas es crucial para maximizar su eficiencia y efectividad. Las opciones son ilimitadas. Cada empresa utiliza unos canales y herramientas diferentes, así que un punto clave es revisar antes si el CRM es compatible con las tuyas.

Email y Calendario

Integrar tu CRM con herramientas de correo electrónico y calendarios (como Outlook o Gmail) significa que puedes sincronizar tus correos y reuniones directamente con el CRM. Esto facilita el seguimiento de las comunicaciones con los clientes y la planificación de actividades.

Redes Sociales y mensajería

Al integrar el CRM con plataformas de redes sociales, puedes gestionar interacciones con clientes y prospectos directamente desde el CRM. Esto incluye monitorizar menciones de tu marca, responder a consultas y capturar leads desde estas plataformas.

Puedes configurar una única bandeja de entrada que conecte Facebook Messenger, Chatbot y WhatsApp para que recibas todos los mensajes en la misma ventana y se reduzca el tiempo de respuesta.

Herramientas de Marketing

La integración con plataformas de marketing automatizado permite crear y gestionar campañas directamente desde el CRM. Puedes segmentar a tus clientes basándote en su información del CRM y medir el impacto de tus campañas en las ventas y el compromiso del cliente.

Software de Contabilidad y Facturación

Integrar tu CRM con herramientas de contabilidad facilita la gestión de facturas, pagos y seguimiento financiero de las interacciones con clientes.

Herramientas de Análisis de Datos

Conectar tu CRM con herramientas de análisis te permite realizar análisis más profundos de tus datos de clientes y ventas, lo que puede ayudar en la toma de decisiones estratégicas.

Software de Atención al Cliente

Al integrar sistemas de soporte o atención al cliente con tu CRM, puedes tener un registro completo de todas las interacciones del cliente, mejorando la capacidad de respuesta y la calidad del servicio.

ERP (Enterprise Resource Planning)

La integración con sistemas ERP permite una visión completa del negocio, desde las ventas hasta la gestión de inventarios y operaciones.

Conclusión

Para diseñadores y agencias de diseño, un CRM no es solo una herramienta, es un activo estratégico. Facilita la gestión de relaciones con clientes y prospectos, asegurando que cada interacción sea personalizada y eficiente. Al centralizar la información del cliente, un CRM ayuda a los diseñadores a entender mejor las necesidades y preferencias de sus clientes, permitiendo crear propuestas más acertadas y diseños que realmente se alinéen con ellos.

La capacidad de un CRM para automatizar tareas administrativas y de seguimiento libera tiempo valiosos, permitiendo a los diseñadores concentrarse en lo que mejor saben hacer: diseñar.

Además, las funciones de análisis e informes proporcionan insights valiosos sobre tendencias del mercado y comportamiento del cliente, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la identificación de nuevas oportunidades de negocio.

¿Ya has usado algún CRM? ¿En qué ayuda eso a tu negocio? Te queremos leer en los comentarios.