Las mejores aplicaciones para mejorar tu productividad

Si eres una persona ocupada y tienes mucho que hacer en tu limitado tiempo. Podrías hacer prácticamente todo lo que necesitas con un editor de texto y un calendario de papel, pero eso no sería muy eficiente.

Para facilitar las cosas, hay cientos de aplicaciones de productividad que te ayudan con todo, desde el seguimiento de las tareas hasta el almacenamiento de archivos.

Sin embargo, con cientos de aplicaciones, es difícil saber cuál elegir. Por eso hemos creado esta lista, que resume las mejores aplicaciones de productividad para casi cualquier cosa que necesites hacer en el trabajo, la universidad, la escuela o en simplemente para llevar al día las tareas de tu casa.

Aplicaciones de lista de tareas

Llevar una lista de las cosas que tienes que hacer es una de las mayores mejoras que puedes hacer en tu productividad. Ya sea una tarea rutinaria como sacar la basura cada semana o un recordatorio para actualizar tu currículum para una solicitud de empleo, llevar un registro de tus tareas hará que tu vida no se desmorone.

Todoist

Puedes crear fácilmente listas anidadas de proyectos para organizar todos los aspectos de tu vida. Además, Todoist hace que añadir tareas sea rápido y sencillo; sólo se necesitan unos pocos clics.

La aplicación también tiene un excelente procesamiento del lenguaje natural, que te permite asignar rápidamente fechas de vencimiento a las tareas. Por ejemplo, puedes escribir «Sacar la basura todos los viernes» y Todoist creará automáticamente una tarea llamada «Sacar la basura» que se repite cada viernes.

Puedes encontrar más información sobre esta aplicación en la página oficial de Todoist.

TickTick

TickTick es muy similar a Todoist . Sin embargo, añade algunas características adicionales como una vista de calendario directamente en la aplicación y un rastreador de hábitos incorporado.

Como las dos aplicaciones son tan similares, te animamos a que pruebes tanto Todoist como TickTick para ver cuál prefieres.

Apps de calendarios

Además de tener una lista de tareas, llevar un calendario es fundamental para ser una persona productiva. Mientras que la lista de tareas sirve para controlar lo que tienes que hacer, el calendario sirve para controlar dónde tienes que estar.

Google Calendar

Hay muchas aplicaciones de calendario en el mercado, pero Google Calendar sigue siendo la mejor. Es gratuita, funciona en todos los dispositivos y es adecuada tanto para individuos como para equipos. Te permite gestionar varios calendarios mediante códigos de colores, así como establecer múltiples recordatorios de eventos.

SavvyCal

Si te gusta Google Calendar, pero programas muchas reuniones, deberías echar un vistazo a SavvyCal. SavvyCal hace que sea fácil compartir tu disponibilidad y encontrar el mejor momento para que todos se reúnan.

Ten en cuenta que SavvyCal no es una aplicación de calendario independiente. Más bien, se integra con tu aplicación de calendario existente (actualmente sólo con Google Calendar, pero las integraciones con iCloud Calendar y Outlook Calendar están en desarrollo).

Aplicaciones de gestión de proyectos

Si trabajas principalmente solo, es probable que una aplicación de calendario y lista de tareas sea todo lo que necesitas para hacer un seguimiento de tu trabajo. Pero si trabajas en proyectos de mayor envergadura como parte de un equipo, una aplicación de gestión de proyectos puede ser un salvavidas.

Con la aplicación adecuada, puedes asegurarte de que todo el mundo hace su parte del proyecto a tiempo, así como minimizar el número de correos electrónicos que tienes que enviar/recibir.

Notion

Nos costó mucho situar Notion en una categoría, ya que puede hacer muchas cosas. Puedes utilizarlo para tomar notas, hacer un seguimiento de los hábitos e incluso gestionar tareas si lo deseas.

Lo que hace que Notion sea tan potente es su capacidad para crear plantillas para casi cualquier cosa, desde simples listas de control hasta proyectos masivos con docenas de pasos. Y durante todo el proceso, los miembros del equipo pueden ver fácilmente lo que está pasando.

Por último, si eres estudiante o educador, puedes obtener una cuenta Personal Pro de forma gratuita (normalmente 4 dólares al mes). Todo lo que tienes que hacer es registrarte en Notion con tu correo electrónico .edu.

ClickUp

En segundo lugar se encuentra ClickUp, una herramienta increíblemente potente que ofrece muchos niveles de jerarquía para gestionar grandes proyectos o incluso empresas enteras.

También puedes ver los proyectos en forma de lista, calendario y vistas kanban (que son excelentes para el seguimiento de proyectos con múltiples etapas). Y para los proyectos grandes, puedes crear subtareas, dependencias de tareas y asignar a varias personas a tareas individuales.

Aplicaciones para tomar notas

Si eres estudiante, lo más probable es que tomar apuntes forme parte de tu vida diaria (o, al menos, así debería ser). E incluso si no estás en la escuela, probablemente tengas que tomar notas en presentaciones o cosas que lees.

Aunque todo lo que necesitas para tomar notas es un cuaderno o un editor de texto básico, la aplicación adecuada puede hacer que sea mucho más fácil organizar y revisar tus notas.

Evernote

Evernote existe desde hace tiempo y sigue siendo de las mejores para tomar notas. Puedes mantener tus notas organizadas utilizando «libretas» digitales, y puedes agrupar estas libretas en «pilas» para una mayor organización.

Evernote también funciona de forma brillante en todos los dispositivos y hace copias de seguridad automáticas de tus notas en la nube. Además de notas de texto, te permite crear notas con imágenes, PDFs e incluso grabaciones de audio.

OneNote

OneNote es bastante similar a Evernote en muchos aspectos, y también es gratuito. Preferimos la forma en que Evernote organiza las notas, pero OneNote sigue siendo una excelente opción, sobre todo si ya utilizas OneDrive y otros productos de Office 365.

Apps de escritura

Las aplicaciones como Evernote son geniales para tomar notas o incluso para escribir ensayos cortos, pero ¿qué haces si estás escribiendo un libro, una obra de teatro u otro documento de larga duración?

Una vez que se superan los miles de palabras, las aplicaciones para tomar notas (o incluso las aplicaciones de procesamiento de textos como Google Docs y Microsoft Word) son insuficientes para gestionar múltiples escenas y secciones. Aquí es donde entran en juego las aplicaciones de escritura.

Scrivener

Si quieres escribir en serio, Scrivener es la aplicación que necesitas. Está repleta de funciones hechas a la medida de quienes se dedican a la escritura de largo aliento.

Entre las características más destacadas se encuentra la posibilidad de centrarse en secciones específicas, así como una «pizarra» digital para jugar con la disposición de las escenas/capítulos.

Typora

Si estás buscando una aplicación de escritura con una interfaz minimalista y un gran soporte para Markdown, entonces deberías echar un vistazo a Typora.

La experiencia de escritura es rápida y limpia, permitiéndote centrarte en las palabras en lugar de en la interfaz. Sin embargo, sus funciones de organización no son tan robustas como las de Scrivener.

Apps de corrección gramatical

Asegurarse de que tus escritos están libres de errores es clave para obtener buenas calificaciones, así como para transmitir una imagen profesional. Aunque seguimos recomendando que corrijas todos tus escritos manualmente, la aplicación de revisión gramatical adecuada puede acelerar el proceso y ayudar a detectar los errores que se te hayan pasado por alto.

Grammarly

Grammarly es, sin duda, la mejor herramienta para revisar tu gramática y ortografía. Una vez que instalas la extensión de navegador de Grammarly, ésta resalta automáticamente los errores gramaticales y ortográficos en cualquier cosa que escribas.

Tanto si estás redactando un correo electrónico como si escribes en Google Docs, Grammarly se asegurará de que tu escritura sea correcta. Y todo ello de forma gratuita.

Aplicaciones de seguimiento de hábitos

Si quieres ser una persona productiva, no puedes confiar únicamente en tu fuerza de voluntad y motivación. Para construir la productividad (y una gran vida en general), necesitas cultivar los hábitos adecuados.

Pero puede ser un reto hacer algo cada día cuando se empieza. Aquí es donde entran en juego los seguidores de hábitos, que te ayudan a ver tu progreso y a mantener los nuevos hábitos.

Habitica

Habitica no es la típica aplicación de seguimiento de hábitos. En lugar de ofrecerte una lista de control como la mayoría de las aplicaciones, convierte la creación de hábitos en un juego de rol. A medida que completas tus hábitos, puedes «subir de nivel» a tu personaje y conseguir nuevo equipo.

Y para una mayor motivación, puedes unirte a un grupo con otros usuarios de Habitica y luchar juntos contra los jefes. Si fallas en uno de tus hábitos, todo tu grupo sufrirá, lo que te ayuda a mantenerte en el camino incluso en los días en los que no te apetece hacer un hábito.

Habitify

Habitify es fácil de usar y tiene un bonito diseño. Te permite ver fácilmente tus rachas de hábitos, tu tasa de finalización de tus hábitos en general y las horas del día en que realizas tus hábitos.

Aplicaciones de registro de tiempo activo

¿Cuántas horas de trabajo haces al día? Parece una obviedad, pero te sorprendería saber en qué empleas tus horas de trabajo si prestas atención. Una de las mejores formas de entender cómo inviertes tu tiempo en realidad es utilizar un contador de tiempo.

Hay dos tipos de registradores de tiempo: activos y pasivos. Los activos te permiten introducir una descripción de lo que estás haciendo y cronometrar tu trabajo hasta que apagues el registrador. A continuación, puedes revisar cuántas horas has trabajado y qué has conseguido.

Los registradores de tiempo activos son especialmente útiles para los autónomos y para cualquiera que facture por horas, aunque también pueden ser útiles para cualquiera que quiera maximizar el tiempo que dedica a su trabajo más importante.

Toggl

Tiene una sencilla aplicación de escritorio que puedes utilizar para registrar tu tiempo sin conexión, y te permite organizar el tiempo registrado en diferentes proyectos.

Sin embargo, la característica que diferencia a Toggl de otros registradores de tiempo es su capacidad para detectar cuándo has estado inactivo.

Cuando Toggl detecta que no has tecleado o movido el ratón durante más de unos minutos, te avisa y te pregunta si quieres descartar el tiempo de inactividad (o continuar el seguimiento).

De esta manera, nunca tendrás que preocuparte por registrar accidentalmente 8 horas para un proyecto sólo porque te has olvidado de apagar el temporizador.

Apps de registo de tiempo pasivo

Creemos que todo el mundo puede beneficiarse del seguimiento de su tiempo, pero no todo el mundo necesita un contador de tiempo activo. Es posible que le cueste acordarse de usarlo, y muchas de las funciones pueden ser innecesarias si no es un autónomo.

En este caso, recomendamos utilizar un contador de tiempo pasivo. Los registradores de tiempo pasivos se ejecutan en segundo plano en tus dispositivos, tomando nota de las aplicaciones y sitios web que visitas.

Una vez que haya recopilado suficientes datos, el rastreador le mostrará un informe sobre cómo pasa su tiempo. Probablemente te sorprenderá el tiempo que dedicas a ciertas aplicaciones y sitios web.

RescueTime

Una vez que lo configuras, puedes olvidarte literalmente de él… hasta que te envía un correo electrónico o una notificación mostrando cómo has pasado tu tiempo durante la última semana.

RescueTime funciona en teléfonos, ordenadores y tabletas, por lo que siempre puedes saber en qué empleas tu tiempo, independientemente del dispositivo que utilices.

Y una vez que sepas en qué empleas tu tiempo, puedes utilizar las funciones de bloqueo de distracciones de RescueTime para limitar el tiempo que pasas utilizando aplicaciones improductivas.

Apps de antidistracción

Después de hacer un seguimiento de su tiempo, puede dartee cuenta de que no estás dedicando todo el tiempo que te gustaría a las cosas importantes.

Para recuperar el control de tu tiempo, te recomendamos utilizar una herramienta antidistracción. Estas aplicaciones bloquean las aplicaciones o sitios web que te distraen, obligándote a dedicar tu tiempo a las cosas importantes.

Freedom

Freedom es una aplicación multiplataforma que bloquea lo que te distrae. Sólo tienes que darle a Freedom una lista de sitios web y aplicaciones para bloquear, y la aplicación te impedirá acceder a ellos hasta que la desactives.

Puedes programar Freedom para que bloquee las aplicaciones durante ciertas horas del día, lo que es perfecto si tienes un horario de trabajo o de estudio. Para concentrarte en serio, Freedom tiene incluso un «Modo Bloqueado» que te impide desactivarlo hasta que se acabe el temporizador.

Forest

Si tu teléfono es tu principal fuente de distracción, entonces Forest es una gran aplicación para mantenerte concentrado. Disponible tanto para Android como para iOS, Forest utiliza la gamificación para evitar que cojas el teléfono.

Una vez que enciendas la aplicación, plantará un árbol virtual. Mientras no toques el teléfono, el árbol crecerá. Pero si tocas el teléfono antes de que termine el tiempo, matarás el árbol.

Con el tiempo, crecerá un «bosque» que representa tu progreso (cada árbol representa un bloque de tiempo enfocado).

Apps de Emails

El correo electrónico es una fuente de estrés y distracción para muchas personas, pero no tiene por qué ser así. La aplicación de correo electrónico adecuada puede ayudarte a estar al tanto de tus correos y a dedicar más tiempo al trabajo productivo y agradable.

Gmail

Gmail es ya un programa de correo electrónico muy popular, y por una buena razón. Es gratuito, y tiene grandes herramientas de organización y atajos de teclado para procesar el correo electrónico rápidamente.

Además, si usas Todoist, puedes usar la extensión de Todoist para Gmail para convertir los mensajes de Gmail en tareas de Todoist. De esta manera, no tienes que arriesgarte a la distracción de tu bandeja de entrada cuando necesites recordar lo que tu jefe quería que hicieras para el viernes.

Front

Front no es la aplicación de correo electrónico adecuada para la mayoría de la gente. Pero si has llegado al punto de necesitar ayuda para procesar tu correo electrónico, Front es increíble. Te permite crear bandejas de entrada compartidas, asignar mensajes a personas específicas e incluso añadir comentarios y etiquetar a personas en mensajes individuales.

Por supuesto, todo esto tiene un precio, por lo que sólo tiene sentido obtener Front si diriges una empresa y recibes grandes volúmenes de correo electrónico relacionado con el trabajo.

Apps de chat grupal

Acabamos de hablar de las mejores aplicaciones de correo electrónico, pero el correo electrónico no siempre es la mejor herramienta de comunicación. Si necesitas enviar mensajes de ida y vuelta con varias personas de un equipo (o incluso un proyecto de grupo para la escuela), una aplicación de chat es a menudo una mejor solución.

Slack

En pocos años, Slack ha pasado de ser una empresa tecnológica cualquiera a convertirse en un nombre familiar. Funciona fácilmente en todos los dispositivos y se integra con la mayoría de las aplicaciones de productividad.

Slack te permite organizar las conversaciones mediante canales, así como enviar mensajes directos privados a cualquier persona de tu equipo. Y el «Slackbot» incorporado es útil para crear recordatorios rápidos.

Twist

Aunque Slack funciona muy bien, no es para todos. Si el sistema basado en el chat de Slack te parece abrumador, deberías echar un vistazo a Twist. Organiza las conversaciones en hilos en lugar de en chats, lo que hace que sea más fácil ponerse al día con los mensajes si has estado ausente durante un tiempo.

Apps de videollamadas

Comunicarse por texto es suficiente para la mayoría de las situaciones, pero a veces es necesario ver la cara de una persona y escuchar su voz. Para ello, puedes recurrir a una de las muchas aplicaciones de videollamada que existen actualmente en el mercado.

Zoom

No hay nada peor que una llamada que se caiga o se corte en medio de una conversación importante, y Zoom es, con diferencia, la aplicación de videollamadas más fiable que otras muchas.

Además, Zoom te permite compartir fácilmente tu pantalla, grabar llamadas y enviar enlaces de invitación a llamadas. Y para la mayoría de la gente, la versión gratuita será todo lo que necesite.

Skype

Skype sigue siendo una de las aplicaciones de videollamada más populares, y sigue siendo una opción sólida. La principal ventaja de Skype es su ubicuidad: la mayoría de la gente ya lo tiene instalado. Sin embargo, Skype es menos fiable que Zoom y la interfaz no es la mejor.

Apps de escáner de documentos

Si todavía utilizas un escáner de sobremesa, te encantará saber que ahora hay aplicaciones de escáner disponibles para tu teléfono. Estas aplicaciones pueden producir grandes imágenes (que siguen mejorando a medida que las cámaras de los teléfonos mejoran), y te permiten escanear documentos en cualquier lugar.

Scanbot

Scanbot es la mejor aplicación de escáner del mercado, sin lugar a dudas. Te permite escanear rápidamente cualquier tipo de documento, ya sea un recibo, una pizarra o una página de un cuaderno.

Scanbot recorta y optimiza automáticamente la imagen (algo con lo que los escáneres de sobremesa siguen teniendo problemas). Y una vez escaneada la imagen, Scanbot la convertirá en un PDF que podrás subir automáticamente a diversas aplicaciones de almacenamiento en la nube, chat y listas de tareas.

Apps de sincronización en la nube

Cuando guardas un archivo en un solo lugar, estás asumiendo un riesgo. Si almacenas un archivo en su ordenador, por ejemplo, es posible que lo pierdas si tu ordenador se estropea o te lo roban. Y si te olvidas del ordenador, no tienes otra forma de acceder al archivo.

Por eso es esencial utilizar una aplicación de sincronización en la nube para mantener tus archivos seguros y accesibles en todos los dispositivos. Y con la cantidad de aplicaciones gratuitas de sincronización en la nube que hay en el mercado, no hay excusa para no usar una.

Google Drive

Hay muchas aplicaciones de sincronización en la nube disponibles, y todas ofrecen más o menos las mismas características. Google Drive sigue siendo nuestra mejor opción porque te ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito (más que cualquiera de sus competidores).

Y si necesitas más almacenamiento, puedes pasar a Google One y obtener 100 GB de almacenamiento por sólo 2 dólares al mes.

Dropbox

Google Drive es la mejor elección porque ofrece la mayor cantidad de almacenamiento por menos dinero. Pero si buscas una alternativa igual de potente, Dropbox es una gran opción.

Las características principales son las mismas, aunque también podrás disfrutar de algunos extras divertidos como Dropbox Paper (un bonito editor de documentos basado en la nube). La desventaja es que el plan gratuito sólo te ofrece 2 GB de almacenamiento, aunque puedes ampliarlo a 2 TB por 11,99 $ al mes.